Las 6 formas en las que estás saboteando tus correos electrónicos laborales y cómo solucionarlas

Cuando se trata de comunicación en el lugar de trabajo, el correo electrónico sigue reinando. Según una encuesta de Statista de 2022, el trabajador de oficina promedio recibe más de 30 correos electrónicos al día en comparación con 20 mensajes de chat, 13 mensajes de texto y 12 llamadas telefónicas individuales. Las cifras pueden variar en su empresa, pero no hay duda de que los correos electrónicos eficaces son fundamentales para el éxito de la comunicación empresarial.

Pero aquí está el problema: aunque el correo electrónico ha desempeñado un papel importante en nuestra vida laboral diaria durante más de un cuarto de siglo, la mayoría de los profesionales repiten los mismos errores que han estado cometiendo desde su primer trabajo en el correo electrónico: paralizantes, si no saboteando, su capacidad para transmitir ideas cruciales.

Veamos seis de estos fallos del correo electrónico y formas sencillas de solucionarlos.

Cuando abres la bandeja de entrada de tu correo electrónico todas las mañanas, tomas una de tres decisiones inmediatas sobre cada correo electrónico que ves: abrirlo ahora, abrirlo más tarde o eliminarlo. La única pista que le ayudará a tomar esa decisión es una línea de asunto breve y clara.

Pero aunque las líneas de asunto son una parte crucial del correo electrónico, la mayoría de los remitentes brindan muy poca información para que el receptor tome una decisión informada. O peor aún, escriba líneas de asunto que sean completamente engañosas.

Considere la falta de claridad en estos ejemplos de líneas de asunto, versiones de las cuales probablemente haya visto... y enviado:

Inserte una indicación en mayúsculas antes del asunto que alerte inmediatamente al destinatario sobre el contexto o los pasos necesarios.

Aquí están algunos ejemplos:

Siempre vea la línea de asunto desde el punto de vista del destinatario (no desde su perspectiva como escritor) y hágase una pregunta: ¿Mi destinatario tiene suficiente información para darle a este correo electrónico la prioridad adecuada?

Sea lo más específico (y lo más escaso) que pueda y recuerde que su objetivo principal es que respondan, no solo lean.

Por último, no tema modificar la línea de asunto de un hilo si ya no sirve para su propósito de comunicación. Si incluyes sólo unas pocas palabras del hilo, tus destinatarios entenderán la conexión. Aún más importante, verán nueva información clave de inmediato.

Imagínese que alguien se le acerca en el pasillo de la oficina y le dice:

"Necesito que mires esto".

Ahora imagínalo como:

"Hola Belinda, ¿puedes ver esto?"

El primer ejemplo es conciso. El segundo es cortés.

La misma dinámica ocurre con el correo electrónico, incluso si el impacto es subconsciente. Un saludo puede parecer un desperdicio, pero resulta cálido y humano. Los correos electrónicos sin saludos son fríos y clínicos.

Comience con "Hola, [Nombre]" o "Hola, [Nombre]", incluso en las respuestas.

Si te diriges a un grupo de personas, escribe "Hola equipo" o "Hola a todos" (pero nunca "Hola chicos", lo que transmite un sesgo de género).

Por supuesto, nadie te criticará por no saludar al comienzo de un correo electrónico. Pero las personas estarán más dispuestas a responder a su correo electrónico si se abre con un saludo amistoso, por la misma razón que responden positivamente a cualquier saludo cordial.

Las personas que abren su correo electrónico no quieren ver una novela corta o párrafos largos. No quieren leer su correo electrónico en absoluto; quieren escanearlo y extraer puntos clave y pasos a seguir rápidamente.

Pero hacer que su correo electrónico sea escaneable no se trata sólo de cortar palabras al azar; se trata de utilizar el espacio y las balas de manera eficiente.

Como regla general, limite sus párrafos a tres oraciones o menos, incluidos los párrafos de una oración. Este formato punto por punto hace que su correo electrónico sea más fácil de procesar y le ayuda a mantener sus ideas distintas y concisas. (Tenga en cuenta que todos los párrafos de este artículo siguen esa regla).

También es útil eliminar todas las palabras excepto las más necesarias, especialmente los adjetivos inútiles como "excelente", "excelente" y "muy bueno".

Para dividir aún más el texto y facilitar su lectura, utilice viñetas cuando comparta tres o más razones, ejemplos o pasos. Las viñetas facilitan el escaneo rápido al eliminar la necesidad de oraciones completas, puntuación y conjunciones. Solo asegúrate de estar usando las viñetas correctas:

La mayoría de los correos electrónicos están destinados a mantener conversaciones, no a finalizarlas. Omitir un paso de acción al final de un correo electrónico aumenta la probabilidad de que no se realice ninguna acción, incluso si hay una tarea implícita.

Incluya un siguiente paso y un responsable, ya sea que esa persona sea usted u otra persona. Esta inclusión le da impulso al correo electrónico e induce una respuesta.

Ejemplos:

Además de ser saludados, a los humanos les gusta que les agradezcan y reconozcan. Entonces, si bien es posible que el destinatario no note la falta de un sentimiento de agradecimiento, ciertamente apreciará que usted incluya uno.

Termine su correo electrónico con una expresión sustancial de agradecimiento que vaya más allá de una sola palabra "Gracias" y aclare por qué les está agradeciendo.

Ejemplos:

Los pasos a seguir son importantes, pero cuantas más solicitudes realice en un correo electrónico a una persona, es más probable que algunas de ellas sean ignoradas. Esto hace que las personas omitan pasos críticos y usted se encuentre en la incómoda posición de enviar otro correo electrónico.

Si hace muchas preguntas, algunas obtendrán respuesta. Si hace sólo unas pocas preguntas, la mayoría obtendrán respuesta. Si haces sólo una pregunta, todas obtendrán respuesta.

Intente limitarse a una gran pregunta o solicitud por correo electrónico. Si tiene varias preguntas, considere colocarlas en viñetas, colorearlas o ponerlas en negrita para que no se pierdan.

Demasiadas personas piensan que el acto de comunicación por correo electrónico termina cuando se presiona "enviar". La verdad es que ahí es donde comienza la acción. Al igual que un lanzador de Grandes Ligas que lanza una pelota de béisbol, el éxito no se mide por cómo comienza la entrega, sino por cómo se recibe.

Si tiene ese objetivo en mente al crear su correo electrónico (desde la línea de asunto hasta el paso de acción final), aumentará la probabilidad de que su destinatario sepa exactamente qué hacer a continuación.

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Sobre el Autor

Joel Schwartzberg es director senior de comunicaciones estratégicas y ejecutivas de una importante organización sin fines de lucro estadounidense y ha realizado talleres de presentación para clientes como American Express, Blue Cross Blue Shield, State Farm Insurance, Brennan Center for Justice y Comedy Central. El autor de El lenguaje del liderazgo: ¡Cómo involucrar e inspirar a su equipo e ir al grano! Mejore su mensaje y haga que sus palabras importen, también colabora con frecuencia en Harvard Business Review, Fast Company, la revista Toastmaster e Inc.com.